浅析国际会议策划需要注意之处

各个公司在当今社会中肯定不只面临这国内的对手和客户,一定会有需要和境外人士打交道的情况。此时开展一个国际会议,就需要好好策划,并且和国内的策划有所不同。国际会议策划需要注意:

一、及早动手。通常一个大型国际会议的构思、酝酿和策划一年前就要开始。会议策划是个渐进的过程。在构思和酝酿阶段中,策划的雏形实际上也在形成,只是待筹备进行到一定阶段时,人们要求看到工作设想和实施方案,正式的策划才破茧而出。经验表明,策划宜早不宜迟,原因是需要留出讨论、修改和审批的充分时间。

二、全面考虑。国际会议的准备工作涉及方方面面,需考虑周详,避免因一时疏漏在将来造成损失。如会议主题选择不当就可能使会议谈不起来;如时间选择不当,正值寒冬或酷暑,就会使用权与会者叫苦不迭;如会场未选合适,会议服务跟进不了,就会使会议陷于停顿。有言智者千虑必有一失,虽不应对策划者求全责备,但会议策划者也决不能因此而放松努力。特别是要抓紧关键环节,避免出现大的闪失。

三、订出落实的时间表。为了保证策划能按时实施,必须订出各阶段任务的具体落实时间表。这一时间表是督促检查的依据,也是掌握进度,调整快慢的准绳。经验证明,掌握以下两个环节是关键:

1。会议请柬发出的时间;

2。代表抵达和签到的时间。

会议请柬的发出是会议前期准备完成的重要标志。很难设想在会议名称、主题、时间、地点、与会范围及经费确定和落实之前,就发出请柬。代表的顺利抵达和签到则是会前准备已经全部就绪,会议即将开始实质性活动的另一重要标志。因此,如能科学地确定发出请柬和代表报到的时间,并认真予以执行,其他准备工作便可一一带动。

四、借助他山之石。对于我们许多人来说,国际会议还是一个相对的新事物。我们的知识有限,经验不足,应当求助于国内外的先行者,汲取他们的经验教训,结合本行业、本部门、本会议的特点,加以具体策划。别人的总结、规划、报告都有参考价值,可以借来一阅。有时,"与君一席谈胜读十年书",也不妨一试。


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