会议接待工作应注意哪些要求

 在会议策划接待活动中会议接待头绪最多,也最容易出错。这个是会议活动开始前的工作,整个工作的好坏影响着活动的进程,特别是给参会嘉宾的第一印象,更加不容忽视,今天小编就带大家了一下接待方面应该注意的礼仪要求。

 一、会前准备

 接待人员应准确了解和熟悉所接待会议的目的、内容、会期、与会人员的构成情况(如层次、数量、性别、年龄、民族、来源等);涉外会议还包括宗教信仰、风俗、习惯、忌讳、饮食起居等方面的情况。这是搞好接待工作的基础。

 除此之外,还要建立接待机构,确定接待规格,拟订接待计划(如吃、住、行、娱乐、安全方面的安排)。接待机构内部要有明确的分工,职责到人。接待计划要有弹性,留有余地,在比较容易出现纰漏的环节,要有补救措施,这是搞好接待工作的保证。

 布置好会场也是准备工作的重要内容。会场布置需要考虑到席位,音响、花卉等方面的布置。

 二、会务服务

 与会人员到达后,首先应安排好住宿的房间。在与会人员稍事休息后,接待人员可上门或礼请与会者到会议秘书处签到,也可以先签到再休息,必要时还应安排企业负责人上门看望。

 会议期间应及时了解与会者食宿方面的风俗习惯,并将有关情况转告相关部门,以便及时调整安排。

 会议期间,要想方设法使与会者吃得满意、住得舒适、行得方便、玩得愉快。因此,在组织外出参观购物时要细致周到,如乘坐的车辆要有明显的标志,并编上号码,每辆车应有一名接待人员陪乘;集合时间要明确,集合地点要具体;每到一处离开前要核点人数,千万不能遗漏人员。

 三、会场安排

 在通往会场的路上应有路标或派专人指示方向,入场应有专人导座,或在座位上有相应人员的名字。如需统计正式出席会议的人数,入场时还应组织再次签到,签到地点应明显、突出。

 在会场上,应准备好相关所需资料并及时发放到与会者手里。

 总之,在会议召开的整个过程中,接待人员应该服务尽可能地周到,如夏天递上一块毛巾,冬天倒上一杯热茶等。


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