策划大中型会议的原则有哪些

 会议服务需要注意哪些要素呢?对于举办一个具有相当规模会议的组织者来说,如何让众多的会议参与者在每一个环节诸如签到、开会、餐饮、娱乐、学习、交流等项目中得到他们想得到的东西,同时又能关注到与会者一些意想不到的情况,比如突发的疾病、家庭危机或其他个人麻烦等。此外,还要解决随时都有可能发生的诸如发言人没有及时到场、恶劣的天气或音响设备失误等突发事件呢?

 制定大中型会议策划方案,我们需要了解会议策划的原则和具体的内容,只有遵守原则,才能在规则之内把方案更好的完成,只有了解内容,才能够更好的处理大型会议上的诸多事务,关于大中型会议策划方案的原则和内容,下面会有详细的介绍。

 大中型会议方案的制定原则

 1、减少会议次数原则

 对各类会议是否有必要召开,需严格审查。如果通过个别联系、协商或请示能够解决的问题,原则上不召开会议讨论。另外,要严格限定出席会议人数。

 2、严守时间原则

 会议主持人会前须向与会者通报有关事项,听取有关人员意见。主持人和与会者须提前进入会场。按通知时间准时开会,准时结束会议。

 3、会议通知的明确性原则

 在会议通知上必须明确写明:开会的月、日和星期;会议开始时间;会议结束时间;会议场所;会议出席人数;会议议题和准备事项。

 4、缺席迟到的事前联络原则

 因客观原因而缺席或迟到时,一定要提前和主持人进行沟通;会前尽量不安排会客和接打电话,以免影响按时与会。

 5、效率性原则

 (1)事先安排好会场,确定座次和会议记录人。

 (2)事前向与会者分发有关的会议资料(一般应提前2天)。

 (3)必要时需限定发言时间。

 (4)主持人有权中断游离会议议题的发言。

 大中型会议组织方案的内容

 1、确定会议的主题与议题

 会议的主题提指会议要研究的问题、要达到的目的。安排会议主题与议题

 2、大中型会议应注意以下问题

 (1)下一级会议可以解决的或者个别领导同志可审批解决的问题,一般不要安排上级会议讨论。

 (2)企业的会议与政府的会议讨论的议题要有所区别。

 (3)提交会议讨论的议题,一般要有简短的文字材料,并在开会前几天经领导审批后,发给有关同志阅读,准备意见。


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