会议有哪些事项需要了解

 通常来说,在会议当天,所有工作人员必须提前至少一个半小时到场,并且必须准备提前准备好接待听众入场,同时必须在门口安排人员以确保只有经过授权的人才可进入会场。姓名贴纸、小礼物以及会议日常等等也需要提前准备好,然后由迎宾讲听众带到他们制定的座位上。工作人员还应该在会议期间为听众提供必要的帮助后,应该有人负责派发反馈表并进行收集,以对后续的会议改进收集参考。

 还有需要注意的就是可以通过一些门票策略来吸引报名,比如可以在某个截止日之前报名打个比较大的折扣,或者按报名人数给一个比较大的折扣等等,促使潜在的参会者尽早尽快报名.目前网上已经开始出现比较专门的活动组织网站提供这类服务,比如抢座网就是其中的领先者.还有值得一提的是这类网站都有报名数据收集功能,可以帮你收集整理历次的活动报名数据,这样你下次的活动就可以有一个基础营销数据库了。以下还有些需要了解的事项:

 1、与赞助商合作

 邀请一些大牌的赞助商参与活动的组织可能帮助会议更好的启动并削减你的成本,赞助商同样也会帮你做一些市场推广,因为对它们来说,它们也希望它们的产品能够得到更多的曝光,除此之外,你还可以用展览空间作为交换让它们帮你搞定场地。还有一些赞助商需要在会议期间给所有与会者一些它们公司的信息,还有一些会把它们的产品作为礼品派送给与会者。

 2、联络嘉宾

 如果没有人来,或者没有演讲者愿意分享它们的知识,你的研讨会是不会成功的,所以邀请一些有名望且有实力的演讲者是非常重要的,他们会提供给听众一些他们工作中或者是行业中的一些新鲜的知识和信息。事先联系一些演讲者并与他们沟通其演讲稿,给他们提出一些改进的建议,同时估计一个会议的听众人数,询问他们是否有什么特殊的需求,比如需要投影仪,或者是额外的麦克风与观众进行互动,并提前准备好这些东西。

 所有活动都需要一个团队进行协作才能成功举行,因为者涉及到接待、注册、客服以及财务,绝不是一个人可以搞定的,团队成员之间需要彼此了解,并建立某种机制来消除可能产生的混乱或者是错误。为了确保活动的顺利实施,每个人都应该熟悉他们各自的角色,这可以通过准备一个包含各个角色的职责的详细的日程表来解决,同时项目经理应该控制整个团队并确保所有人都在做他们应该做的,除此之外,一个项目管理者也需要授权其它人去处理一些诸如会场管理、赞助商和会议展示的工作。

 3、会议日——准备,签到,接待,反馈

 所有的研讨会,基本上80%的工作都在计划和准备阶段,相比而言,会议当天的几个小时或者几天要轻松的多。在会议开始前一天,你需要提前探查场地以确保一切都已安排就绪,包括麦克风、投影仪、视音频系统,都必须在你的检查清单中。同样,你还需要准备一个打包清单以确保所有需要的东西都已经在会议前运到了场地,会议相关的人员也应该有一个分工列表,谁负责座位,谁负责会场装饰、海报张贴等等。


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