怎样组织一场大型的会议活动

 大多数情况下,活动组织者都应该有一大笔预算用于活动的推广,比如在报纸、杂志、电台、电视和网络上打广告来宣传活动,或是向媒体发公关稿,除了这些,还可以考虑在一些人流密集的区域投放户外广告。但是要注意,投放报纸和杂志广告时,要先对报纸和杂志的受众进行了解,确保它们和你们的会议的受众存在重合。同样,户外广告要设计的够吸引人,让受众可以一眼看出参加这个会议的好处。

 1、确立会议的主题

 每一个会议都首先需要一个主题和目标来驱动整个会议的筹备,定位自己的听众或是参与者,以及邀请嘉宾和进行市场推广。举例来说,如果你要举行一个商业会议,比如某个特定行业的国际会议,可能就会有这个行业的龙头企业或者是想要成为龙头的企业对你的会议产生兴趣,它们可能会想要通过赞助你的会议来在会议期间对它们的产品进行宣传。

 除此之外,研讨会的主题同样决定了你的会议的市场推广渠道,你的市场营销部门需要会议的主题来确定它们的目标营销人群,以及哪些公司才是你们的潜在赞助商。

 2、选择场地

 场地的选择主要取决于你的会议规模,你需要考虑参与者的数量,以及有可能出席会议的来宾的身份(是否有政要或者明星等等),另外你还需要考虑是否有厂商需要一块额外的展示空间展示它们的产品。

 如果你的会议会有一些VIP参与,那么场地的位置和设施同样也很重要,好找一些比较有名的场地,确保设施和服务都不会有问题。另外,在做决定之前,好能够多找几个场地,并亲自检查下它们的位置,服务,环境以及价钱,比较之后再做决定。

 3、市场营销

 研讨会的市场营销算是所有活动组织环节中关键也是具挑战性的环节了,并且也是衡量一个会议是否成功的关键指标。因为市场推广的强度和力度会直接影响研讨会的参与人数, 并决定这次活动的成功与否,以及组织者的盈亏。这意味着研讨会的定位和营销策略都必须朝着一个目标,那就是吸引尽可能多的与会者。

 不过,如果你没有足够的预算也不要紧,如果你的会议时行业相关的,那么你可以向相关的企业群发传真,电话营销也是个很有效的手段,另外,也可以派一些销售人员参加一些大的行业论坛,Email营销也是个不错的方法,并且几乎不需要什么成本,如果你们已经有了一个潜在客户的数据库,当然好,如果没有就只能向一些数据公司花钱购买了。


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